Proje Bazlı Hizmet Şirketinde Teslimat ve Kârlılık Kanıt Zinciri

Temel yaklaşım

Proje bazlı hizmet işletmesinde kârlılık, faturalar eksi personel gideri şeklinde tek adımda güvenilir ölçülemez. Sözleşmedeki taahhüt, kapsam ve fiyat; gerçekleşen emek ve dış hizmet; müşterinin teslim kabulü; düzenlenen belge ve tahsilat aynı proje kimliği altında izlenmelidir. Devam eden iş, tamamlanmış hizmet ve henüz onaylanmamış değişiklik birbirinden ayrılır. Muhasebeleştirme ve vergi değerlendirmesi işletmenin tabi olduğu kurallara göre mali müşavir tarafından yapılır; proje raporu bu kaydın yerine geçmez.

Proje kartını sözleşmeden üretin

Kartta müşteri, sözleşme ve teklif referansı, başlangıç-bitiş, para birimi, fiyat modeli, teslimatlar, kabul ölçütleri, ödeme planı, proje yöneticisi ve maliyet merkezi bulunmalıdır. “Danışmanlık hizmeti” gibi genel ad yerine ölçülebilir teslim veya dönem tanımı yazın. Sabit fiyat, zaman-malzeme, başarı primi veya bakım modeli aynı hesaplama akışına zorlanmamalıdır. Sözleşmenin ilk sürümü korunmalı, ek protokol ve müşteri onayları yürürlük tarihleriyle bağlanmalıdır.

Kapsam değişikliğini görünür yapın

Müşteri talebi, ek toplantı veya yeni çıktı her zaman ücretli değişiklik olmayabilir; fakat kapasite ve maliyet etkisi vardır. Talep kaydında neyin değiştiği, tahmini emek, takvim, fiyat etkisi ve onay durumu bulunmalıdır. Onaysız kapsam işi “sonra fatura edilir” varsayımıyla gelire eklenmemelidir. Ekip yine de harcanan zamanı ayrı izler. Kabul edilen değişiklik proje bütçesinin yeni sürümüne taşınır; ilk bütçe silinmez.

Zaman ve gider kayıtları

Çalışan zamanı proje, faaliyet ve tarih bazında kaydedilir; sonradan toplu tahminle doldurma kaliteyi düşürür. Onaylayan yönetici, saatin projeyle ilişkisini ve olağandışı fazla süreyi inceler. Seyahat, yazılım lisansı, alt yüklenici ve diğer doğrudan maliyetler kaynak belgeyle projeye bağlanır. Ortak gider dağıtımı yapılacaksa anahtar ve dönem açık olmalıdır. Yönetim maliyeti ile yasal muhasebe sınıflandırması farklı olabileceğinden eşleme tablosu tutulmalıdır.

Teslim ve kabul kanıtı

Teslim dosyası sürüm, tarih, teslim kanalı, müşteri muhatabı ve kabul durumunu göstermelidir. E-posta, imzalı tutanak, destek sistemi veya sözleşmede tanımlı başka mekanizma kullanılabilir. Sessizlik otomatik kabul sayılacaksa bunun sözleşmesel temeli hukukçu tarafından doğrulanmalıdır. Revizyon talebi, kısmi kabul ve ret ayrı durumlarda izlenir. Proje ekibinin “iş bitti” demesi, müşteri kabulü veya muhasebe açısından tek başına yeterli değildir.

Gelir ve fatura bağlantısı

KGK'nın TFRS 15 standardı müşteri sözleşmelerinden hasılatın niteliği, tutarı, zamanlaması ve belirsizliği için raporlama ilkeleri içerir. Ancak her KOBİ'nin doğrudan TFRS 15'e tabi olduğu varsayılmamalıdır. Fatura takvimi, hizmetin tamamlanması ve hasılatın raporlanması ayrı değerlendirmelerdir. Proje raporunda “faturalanabilir”, “faturalandı”, “muhasebeleşti” ve “tahsil edildi” durumlarını ayırın. Kesin kaydı yetkili muhasebe ekibi onaylamalıdır.

Kârlılık görünümü

Başlangıç bütçesi, onaylı değişiklik bütçesi, gerçekleşen gelir, tahmin edilen tamamlanma maliyeti ve gerçekleşen maliyet ayrı sütunlarda bulunabilir. Yüzde tamamlanma tahmini kullanılıyorsa yöntemi, sahibi ve güncelleme tarihi yazılmalıdır. Yalnız harcanan saat her projede gerçek ilerlemeyi göstermeyebilir. Marj düşüşü; kapsam artışı, düşük verim, fiyat, kur, alt yüklenici veya geciken kabul gibi nedenlere ayrılmalıdır.

Ajans örneği

Bir tasarım ajansı sabit fiyatlı web projesinde üç teslim taahhüt etmiş olsun. İkinci teslim sırasında müşteri ek sayfalar ister. Ekip değişikliği kaydetmeden çalışırsa zaman maliyeti artar, ancak bütçe aynı görünür. Kontrollü akışta talep ayrı kimlik alır; tahmini emek ve takvim etkisi müşteriye sunulur. Onaylanan bölüm yeni bütçeye eklenir, onaysız bölüm risk listesinde kalır. Teslim kabulü, fatura ve tahsilat daha sonra bu değişiklik kimliğiyle bağlanır.

Kapanış toplantısı

Haftalık veya aylık incelemede kapsam talepleri, teslim durumu, müşteri kabulleri, faturalanmamış işler, açık tahsilatlar ve bütçe sapmaları birlikte değerlendirilir. Her açık konuda sahip ve hedef tarih olmalıdır. Proje tamamlandığında sözleşme, son kabul, tüm belgeler, maliyet özeti ve öğrenimler arşivlenir. Sonradan gelen gider için proje yeniden açılır; geçmiş rapor sessizce değiştirilmez.

Otomasyonun sınırı

Bir sistem zaman kayıtlarını toplayabilir, bütçe sapmasını hesaplayabilir ve eksik kabulü uyarabilir. Sözleşmenin ekonomik anlamını, teslimin yeterliliğini veya doğru gelir kaydını kendiliğinden kesinleştirmemelidir. Öneri, onay ve muhasebe fişi ayrı artefaktlardır. Kullanılan hesaplama sürümü ve manuel müdahaleler saklanmalıdır.

Kapsam değişikliği için mini kayıt

Müşteri toplantısında istenen ek çalışma yalnız e-posta kutusunda kalmamalıdır. Kayıtta talebin tarihi, istenen çıktı, tahmini emek, fiyat etkisi, teslim takvimine etkisi ve karar yetkilisi bulunur. Onay beklerken yapılan çalışma ayrıca işaretlenir; böylece ekip emeği görünürken henüz kabul edilmemiş tutar kesin gelir sayılmaz. Değişiklik reddedilirse harcanan zaman silinmez, iç öğrenme maliyeti olarak açıklanır. Kabul edilirse yeni kapsam sürümü eski belgenin üstüne yazılmaz ve ilgili zaman kayıtları bu sürüme bağlanır.

Son kontrol

Her proje için güncel sözleşme, değişiklik kayıtları, zaman ve gider kanıtları, teslim-kabul, fatura, tahsilat ve rapor sürümü var mı? Kârlılık tahmini hangi tarihe ve varsayıma dayanıyor? Açık belirsizlikler yönetim raporunda görünüyor mu? Bu sorular cevaplanmadan sonuç kesinmiş gibi sunulmamalıdır.

Uyarı

Bu yazı genel proje kontrol bilgisidir; hasılat kaydı, vergi veya sözleşme yorumu sunmaz. Uygulanabilir KGK çerçevesi, VUK ve TTK hükümleri mali müşavir ve gerektiğinde hukuk danışmanıyla doğrulanmalıdır.