İhracat Siparişinde Döviz, Teslim ve Tahsilat Kontrol Haritası

Kontrol haritasının özeti

İhracat siparişinde ticari teklif, sözleşme, ürün hazırlığı, gümrük ve taşıma belgeleri, fatura, teslim koşulu, banka tahsilatı ve döviz kaydı tek dosyada ilişkilendirilmelidir. Her adım farklı kurum, tarih ve para birimi verisi taşıyabilir. Bankaya para gelmesi siparişin tüm mevzuat ve muhasebe adımlarının tamamlandığını; malın çıkması da tahsilatın kesinleştiğini göstermez. Harita, durumu görünür kılar fakat gümrük, kambiyo, vergi veya finansman kararını otomatik vermez.

Ticari koşulları yapılandırılmış kayda alın

Alıcı, ülke, ürün, miktar, para birimi, fiyat, teslim ve ödeme koşulları, sorumluluklar ve sözleşme sürümü sipariş kartında bulunmalıdır. Serbest metinli teklif dosyasından kritik alanları kopyalarken ikinci kontrol uygulayın. Teslim şekli veya ödeme yöntemi kısaltmasını bilmeden varsaymayın; güncel uluslararası kurallar ve sözleşme hukukçusu değerlendirmesi gerekebilir. Değişiklikte ilk teklif silinmez, yeni sürümün hangi tarihten ve hangi kalemlerde geçerli olduğu kaydedilir.

Ürün ve taraf kontrolleri

Ürün kodu, GTİP çalışması, miktar birimi, menşe, ambalaj ve izin gereksinimleri ilgili uzmanlar tarafından doğrulanmalıdır. Kontrol haritası bu belgelerin varlığını ve sahibini izler; hukuki sınıflandırmayı kendisi yapmaz. Alıcı ve teslim tarafları sözleşme ile belgelerde tutarlı olmalıdır. Yaptırım, kısıtlama veya izin kontrolü gerekiyorsa güncel resmî kaynak ve yetkili danışman kullanılır. Geçmiş bir siparişte kullanılan bilgi yeni ülke veya ürün için kendiliğinden kopyalanmamalıdır.

Belge matrisi

Proforma, ticari fatura, çeki listesi, taşıma belgesi, gümrük beyannamesi, menşe veya dolaşım belgesi gibi dokümanların hangisinin gerektiği işleme göre değişir. Matris belge adı, hazırlayan, onaylayan, son tarih, sürüm ve ilgili sipariş satırını gösterir. Aynı bilgi farklı belgelerde yer alıyorsa taraf, ürün, miktar, ağırlık, para birimi ve tutar tutarlılığı kontrol edilir. Eksik belgeyi sessizce “sonra tamamlanır” durumuna geçirmek yerine sahibi ve etkisi görünür olmalıdır.

E-belge ve gümrük bağlantısı

Düzenlenecek belgenin türü ve alanları GİB'in güncel e-Belge kılavuzları ile mali müşavir tarafından doğrulanmalıdır. Fatura kimliği, gümrük beyannamesi ve sipariş arasında bağ kurun. Teknik oluşturma, gönderim ve kabul durumlarını ayırın. Belge üzerinde değişiklik gerektiğinde eski sürümü silmeyin; iptal veya düzeltme akışı güncel kurala göre yürütülmelidir. Tarihlerin fiziksel sevk ve sözleşmedeki teslim anıyla ilişkisi ayrıca incelenir.

Döviz kuru kaydı

Teklif kuru, fatura veya muhasebe kuru, banka dönüşüm kuru ve yönetim raporu senaryo kuru aynı olmayabilir. Her kur için amaç, tür, tarih, kaynak ve onay alanı bulunsun. TCMB gösterge kurları resmî referans sağlar ancak kişiler arasındaki işlemde uygulanacak kuru kendiliğinden belirlemez. Tatil günü, farklı valör veya çapraz kur kullanılan işlemde politika ve mevzuat teyidi gerekir. Kur verisi alınamazsa eski değer bugünün verisi gibi sessizce kullanılmamalıdır.

Teslim olayını kaydedin

Malın fabrikadan çıkışı, taşıyıcıya teslimi, gümrük çıkışı ve alıcıya ulaşması ayrı tarihlerdir. Ticari ve muhasebesel etkinin hangi olayla ilişkileneceği sözleşme ve uygulanabilir çerçeveye göre değerlendirilir. Taşıma belgesi numarası, gönderi parçaları, kısmi teslim ve hasar kayıtları siparişe bağlanır. Teslim kanıtı yoksa sistem tek başına “tamamlandı” kararı vermemelidir. Gecikme veya kısmi sevk, fatura ve tahsilat planını etkiliyorsa ilgili ekipler uyarılır.

Tahsilat eşleştirmesi

Banka hareketi geldiğinde gönderici, para birimi, brüt tutar, banka masrafı, valör ve açıklama kontrol edilir. Tek ödeme birden fazla siparişi, bir sipariş birden fazla ödemeyi kapsayabilir. Dağıtım tablosu ve yetkili onay saklanmalıdır. Eksik ödeme; masraf, iskonto, ihtilaf, kur farkı veya gerçek açık bakiye olabilir. Neden doğrulanmadan rastgele kapatma yapılmamalıdır. İhracat bedellerine ilişkin güncel kambiyo yükümlülükleri TCMB, Ticaret Bakanlığı ve yetkili banka kaynaklarından işlem tarihinde kontrol edilmelidir.

Makine üreticisi örneği

Bir makine KOBİ'si siparişin yarısını sevk edip kalan parçayı daha sonra gönderiyor olsun. Alıcı tek avans, ardından iki ödeme yapar. Kontrol dosyasında avans ayrı durumla izlenir; her sevk kendi taşıma ve gümrük referansını taşır. Düzenlenen belgeler sipariş satırlarına dağıtılır. Banka masrafıyla eksik gelen ödeme açık fark olarak kalır ve banka dekontuyla açıklanır. Son teslim tamamlanmadan proje dosyası kapanmaz.

Haftalık ihracat masası

Açık siparişler belge hazırlığı, üretim, sevk, gümrük, teslim, fatura ve tahsilat durumlarıyla incelenir. Yaklaşan son tarihler, uyumsuz belge alanları, geciken alacak ve güncel olmayan kur verisi ayrı uyarıdır. Her sorun tek bir sahibin ve hedef tarihin sorumluluğunda olmalıdır. Toplantı kararları eski kayıtların üzerine yazılmaz; işlem günlüğüne eklenir.

Arşiv ve erişim

Dış ticaret dosyası ticari sır ve kişisel veri içerebilir. İhracat, lojistik, finans ve danışman rollerine ihtiyaca göre erişim verin. E-posta eklerinin hangi sürümünün asıl olduğu belirlenmelidir. Dosya dışa aktarımı ve paylaşım kaydı tutulmalı; hizmet sağlayıcı değişiminde belgelerin alınabilirliği test edilmelidir.

Son sınır

Bu metin genel operasyon haritasıdır; gümrük müşavirliği, kambiyo, vergi, hukuk veya yatırım tavsiyesi değildir. Ülke, ürün ve ödeme şekline göre kurallar değişebilir. Ticaret Bakanlığı Kolay İhracat Platformu, GİB ve TCMB'nin güncel kaynakları incelenmeli; işlem gümrük müşaviri, banka ve mali müşavirle teyit edilmelidir.