E-İrsaliye Yanıtı Nedir? Kabul, Kısmi Kabul ve Ret Nasıl İzlenir?
E-İrsaliye yanıtı, malı teslim alan tarafın sevk belgesine ilişkin fiilî kabul bilgisini elektronik biçimde bildirmesine yarayan ayrı bir kayıttır. Orijinal e-İrsaliyeyi değiştirmez; ona referans vererek teslim sonucunu açıklar. Bu ayrım önemlidir: sevk edilen miktar, depoya giren miktar ve ticari faturaya konu olacak miktar aynı anda ve otomatik olarak eşit kabul edilmemelidir.
GİB’in güncel e-İrsaliye kılavuzu, kullanılabilecek belge profillerini, alanları ve teknik kuralları tanımlar. Bir işletme kendi sektöründeki özel düzenlemeleri, yanıtın hangi durumda ve sürede kullanılacağını güncel kılavuz ile mali müşaviri üzerinden ayrıca teyit etmelidir. Buradaki operasyon tasarımı, mevzuat yorumu veya uyuşmazlık çözümü yerine kayıtların birbirine bağlanmasına odaklanır.
Üç sonucu tek bir işaret gibi okumayın
“Kabul”, teslim alınan kalem ve miktarların alıcı tarafından uygun bulunduğunu gösteren operasyonel sonuçtur. “Kısmi kabul”, bir satırın yalnız belirli miktarının alındığını veya bazı satırların kabul edilirken diğerlerinin reddedildiğini gösterebilir. “Ret” ise teslimin tamamının ya da ilgili bölümünün alınmadığını ifade eder. Ancak bu ifadeler tek başına yeterli değildir.
Yanıt kaydında en azından orijinal e-İrsaliye ETTN’si, yanıt belge kimliği, gönderen ve alıcı, teslim zamanı, ürün satırı, sevk edilen miktar, teslim alınan miktar, kabul edilmeyen miktar ve gerekçe birlikte görülebilmelidir. Teknik statü de ayrı tutulmalıdır. “Yanıt oluşturuldu”, “imzalandı”, “iletildi” ve “karşı sistemce işlendi” aynı aşama değildir.
E-İrsaliye yanıtını stok fişi, kalite kabul tutanağı veya fatura onayı saymak doğru olmaz. Bu belgeler aynı olaya bağlanabilir; fakat farklı soruları cevaplar. Depo fiili miktarı, kalite ekibi malın uygunluğunu, muhasebe ise ticari ve vergisel kaydı değerlendirir.
Örnek senaryo: 100 birim sevk, 92 birim kabul
Tedarikçi 100 birim ürün için e-İrsaliye düzenliyor. Teslim sırasında depo 92 birimi sağlam kabul ediyor; 5 birimde hasar, 3 birimde eksiklik tespit ediyor. Sağlıklı kayıt akışı şöyle kurulabilir:
Depo görevlisi sayımı sipariş ekranından kopyalamak yerine fiilî teslim üzerinden yapar.
Kabul edilen 92, hasarlı 5 ve eksik 3 birim satır bazında ayrıştırılır.
Hasar için teslim tutanağı, gerekiyorsa fotoğraf veya kalite kaydı; eksiklik için sayım kaydı ilişkilendirilir.
Yanıt, doğru orijinal ETTN’ye bağlanır ve gerekçe serbest metinde belirsiz bırakılmaz.
Stok hareketi yalnız onaylanan depo kuralına göre oluşturulur; e-İrsaliye XML’i geriye dönük değiştirilmez.
Fatura eşleştirmesinde 100 birim otomatik kabul edilmez; satın alma, depo ve muhasebe arasındaki fark incelemeye düşer.
Bu senaryoda “kısmi kabul” tek bir toplamdan ibaret değildir. Kabul edilmeyen 8 birimin 5’i fiziksel ret, 3’ü hiç teslim edilmeme niteliğindedir. İşletmenin veri modeli bu farkı korursa tedarikçi mutabakatı daha açıklanabilir olur.
Durum modeli ve güvenli tekrar işleme
Yanıt akışı için işletme içi durumlar teknik gerçekliği yansıtmalıdır: taslak, imza bekliyor, gönderim kuyruğunda, iletim sonucu bekliyor, başarıyla işlendi veya hata incelemesinde. Sağlayıcının “başarılı” mesajı ile GİB ya da muhatap sonucunu tek alanda birleştirmek, başarısız bir yanıtı tamamlanmış gösterebilir.
Zaman aşımında doğrudan yeni yanıt üretmek de risklidir. Önce aynı yanıt kimliği ve içerik özetinin daha önce gönderilip gönderilmediği araştırılmalıdır. Ağ kesintisi, işlemin karşı tarafta tamamlandığı fakat yerel sisteme sonucun dönmediği anlamına gelebilir. Tekrar deneme idempotent tasarlanmalı; mükerrer yanıt olasılığı insan incelemesine açılmalıdır.
Yanlış ETTN’ye bağlanan, imza doğrulamasından geçmeyen, miktar birimi orijinal satırla uyuşmayan veya toplamları tutarsız olan yanıtlar otomatik stok kaydı doğurmamalıdır. Ürün kodları farklıysa eşleştirme yalnız açıklama benzerliğine bırakılmamalı; tarafların kabul ettiği kod eşleme tablosu kullanılmalıdır.
Hata ve istisna noktaları
Birden fazla depo aynı sevkiyatı parçalı teslim alabilir. Böyle bir durumda hangi yanıt modelinin uygulanacağı güncel GİB kılavuzu ve işletmenin entegrasyon senaryosuyla doğrulanmalıdır; uygulama, bütün teslimler tamamlanmadan “tam kabul” üretmemelidir. Ölçü birimi dönüşümü gereken ürünlerde kilogram-adet gibi dönüşümler kaynak oranı ve yuvarlama kuralıyla saklanmalıdır.
Mal kapıda reddedilmiş olsa bile e-İrsaliye kaydı silinmez. Ret gerekçesi, teslim girişimi ve ilişkilendirilen operasyon kanıtı korunur. Daha sonra iade sevki, yeni sevk veya ticari düzeltme gerekebilir; bunlar yanıtın gizlice değiştirilmesiyle çözülemez.
Operasyon kontrol listesi
Yanıtın referans verdiği ETTN, taraf ve belge tarihi doğru mu?
Her satırda sevk, kabul, ret ve eksik miktar matematiksel olarak tutarlı mı?
Ölçü birimi orijinal belgeyle aynı mı; dönüşüm varsa kaynağı kayıtlı mı?
Ret veya kısmi kabul gerekçesi somut ve satırla bağlantılı mı?
Depo tutanağı, kalite kaydı ve teslim zamanı ilişkilendirildi mi?
İmza, şema ve teknik iletim sonucu ayrı ayrı doğrulandı mı?
Mükerrer gönderim kontrolü yanıt kimliği ve içerik özetiyle yapıldı mı?
Stok ve fatura işlemleri kendi onay adımlarından geçti mi?
Yetkili kullanıcı, zaman ve yapılan değişiklikler denetim izine yazıldı mı?
Kısa SSS
Yanıt geldiğinde stok otomatik güncellenmeli mi?
Yanıt güçlü bir veri kaynağıdır; fakat stok hareketinin kaynağı ve onayı işletmenin depo kontrolüne bağlıdır. Miktar veya ürün eşleşmesi belirsizse otomatik kayıt yerine inceleme gerekir.
Kısmi kabul faturayı kendiliğinden düzeltir mi?
Hayır. E-İrsaliye yanıtı teslim bilgisini taşır. Faturanın kapsamı, sözleşme, teslim kanıtı ve geçerli belge kuralları birlikte değerlendirilmelidir.
Gönderim sonucu bilinmiyorsa aynı yanıt yeniden oluşturulur mu?
Önce mevcut yanıtın kimliği, sağlayıcı kaydı ve muhatap sonucu araştırılmalıdır. Yeniden üretim, mükerrer kayıt riskini artırır; güvenli tekrar işlemi aynı kimlik ve denetim iziyle yönetilmelidir.
Kaynaklar
Mehmet Hakkı Yuvanç
FiscusAI ekibi
