E-Belge Numara Serileri: Şube, Kanal ve Yıl Geçişi Nasıl Kontrol

Numara serisi belgenin izini düzenler

E-belge numarası; belge türü, birim kodu, yıl ve müteselsil sıra gibi kurallarla yönetilir. Şube, satış kanalı veya farklı sistem için ayrı seri kullanılacaksa sahiplik açık olmalı ve iki kaynağın aynı numarayı üretmesi engellenmelidir. Boşluk ya da mükerrerlik bulunduğunda sayacı elle ileri geri almak yerine olayın nedeni araştırılır.

Belge türüne özgü numara biçimi GİB teknik kılavuzundan doğrulanmalıdır. Eski yılın yapılandırmasını kopyalamak, güncel formatı ve yeni şubeyi gözden kaçırabilir. Seri tasarımı üretime alınmadan kontrollü eşzamanlılık ve yıl geçişi testleri yapılır.

Örnek: mağaza ile internet kanalının çakışması

Perakendeci, mağaza kasaları ve e-ticaret sitesi için aynı birim kodunu kullanır. İki sistem kendi yerel sayacını artırdığı için aynı anda iki farklı satış aynı numarayı üretir. Bir taraf hatayı görünce sayacı elle yükseltir; arada açıklanamayan boşluklar oluşur.

Çözüm, son numarayı tahmin etmek değildir. Önce numara üretme yetkisi tek servise verilir veya seriler kanallara açıkça ayrılır. Mevcut belgeler UUID ve oluşturma zamanı üzerinden envantere alınır. Çakışan numaraların resmî durumu ve düzeltme yolu mali müşavirle değerlendirilir. Sayaç müdahaleleri onay ve olay kaydıyla yapılır.

Seri envanteri

Envanter şu alanları taşır:

Belge türü ve kullanım amacı
Birim kodu/seri
Şirket, şube ve kanal
Numarayı üreten uygulama
Başlangıç ve kapanış tarihi
Yıl geçişi kuralı
Son doğrulanmış sıra
Yetkili yapılandırma sahipleri
Test ve üretim ayrımı
Boşluk/mükerrerlik alarmı
Eski seriye erişim ve arşiv yeri

Serinin “aktif” olması, her kullanıcıya numara üretme yetkisi vermez. Uygulama ve insan rolleri ayrı tanımlanır.

Eşzamanlılık testi

İki farklı terminal aynı anda belge talep eder. Sistem tekil ve sıralı sonuç üretmelidir. Bağlantı koptuğunda ayrılan numaranın kullanılıp kullanılmadığı kesinleştirilir. İşlem geri alınırsa numara boşluğunun nedeni logda görülür. Kullanıcı boşluğu başka satışla doldurmamalıdır.

Yük testi sırasında test serisi kullanılır. Test belgesinin üretim GİB akışına veya gerçek müşteriye gitmesi teknik kontrolle engellenir. Test verisi üretim raporlarına karışmaz.

Yıl geçişi

Sınır tarihten önce son eski yıl belgesi, sınırdan sonra ilk yeni yıl belgesi ve gece yarısına yakın eşzamanlı işlemler denenir. Uygulama sunucularının saat dilimi tutarlı olmalıdır. Yeni yılda sayacın nasıl başlayacağı teknik kılavuzdan doğrulanır; manuel ezberle uygulanmaz.

Geçmiş tarihli belge veya çevrim dışı terminal yeni yılda sisteme gelirse otomatik seri ataması inceleme gerektirebilir. Eski seri yeniden açılacaksa yetkili onay ve mevzuat değerlendirmesi yapılır.

Boşluk raporu

Günlük rapor seri başına ilk-son numara, benzersiz belge adedi, iptal/hata ve açıklanamayan boşlukları gösterir. Belge numarası kadar UUID de karşılaştırılır. Aynı numarayla farklı UUID veya aynı UUID ile farklı kayıt kritik alarmdır.

Boşluğun nedeni iptal edilen hazırlık, teknik hata veya ayrılmış fakat kullanılmamış numara olabilir. Sonuç belgesi ve olay günlüğüyle açıklanır. “Numara atlandı” notu, kaynaksız kapanış için yeterli değildir.

Sağlayıcı ya da şube değişikliği

Yeni sağlayıcıya geçerken eski serinin kesin kesim zamanı yazılır. İki sistemin eşzamanlı aktif kalması gerekiyorsa farklı seri ve mükerrer işlem koruması kullanılır. Yeni şube için merkez yapılandırması kopyalanmadan önce belge türü, adres ve sahiplik kontrol edilir.

Her şube ayrı seri kullanmalı mı?

Operasyon tasarımına göre değişebilir; tekillik, sahiplik ve güncel GİB kuralı sağlanmalıdır.

Numara boşluğu her zaman ihlal midir?

Nedeni araştırılmalı ve kanıtlanmalıdır; otomatik olarak başka belgeyle doldurulmamalıdır.

Sayaç elle değiştirilebilir mi?

Kritik ve yetkili işlem olmalıdır; önceki değer, gerekçe ve onay saklanır.

Çevrim dışı cihaz ve ön numara ayırma

Saha cihazı bağlantısız çalışıyorsa numarayı merkezi servisten nasıl alacağı açıkça tasarlanmalıdır. Geniş aralıkları cihazlara önceden dağıtmak boşluk ve kötüye kullanım riskini artırabilir. Ayrılan aralık, cihaz kimliği, kullanım zamanı ve geri alınan numaralar izlenir. Cihaz yeniden bağlandığında aynı satışın merkezde daha önce oluşup oluşmadığı işlem kimliğiyle kontrol edilir.

Bağlantı kesintisinde geçici belge yöntemi kullanılacaksa seri ve numara kuralı güncel düzenlemeye göre mali müşavirce doğrulanır. Normal akış döndüğünde geçici kayıtlar sessiz toplu faturaya çevrilmez; her biri kaynak satış ve müşteriye bağlanır.

Denetim ve erişim

Seri yapılandırmasını değiştirme yetkisi günlük fatura kullanıcısından ayrılmalıdır. Değişiklik talebi; eski değer, yeni değer, gerekçe, test sonucu ve onay taşımalıdır. Doğrudan veri tabanı müdahalesi yapılmışsa güvenlik olayı olarak incelenir.

Aylık örneklemde fatura numarasından UUID, kaynak satış, gönderim ve arşive geri izleme yapılır. Kapanmış seriler salt okunur tutulur. Eski şube kapansa bile geçmiş belgelerin aranabilirliği ve ibrazı sürmelidir. Sağlayıcı değişikliğinde seri envanteri geçiş kontrol listesinin zorunlu parçasıdır.

Seri kapatma tutanağı son kullanılan numara, açık kuyruklar, başarısız belgeler, arşiv konumu ve yeni serinin başlangıç bilgisini birlikte göstererek yetkili kişilerce onaylanır.

Bu yazı genel teknik kontrol rehberidir. Numara biçimi ve seri kullanımını belge türünün güncel GİB kılavuzu ve mali müşavir görüşüyle doğrulayın.

E-Belge Numara Serileri: Şube, Kanal ve Yıl Geçişi Nasıl Kontrol Edilir?