Pazaryeri Satışında Sipariş, Hakediş ve Banka İzini Kurmak

Sorunun doğrudan yanıtı

Pazaryeri satışını doğru izlemek için sipariş, düzenlenen e-belge, sevk veya teslim, iade, platform kesintileri, hakediş ve banka hareketi tek bir işlem zincirinde bağlanmalıdır. Bankaya yatan net tutarı doğrudan satış kabul etmek; komisyonu, iadeyi, gecikmiş aktarımı ve açık alacağı görünmez yapar. Her kaynağın kendi kimliği korunmalı, platform raporu ile banka mutabakatı dönemsel olarak yapılmalı ve açıklanamayan farklar insan incelemesine bırakılmalıdır.

Beş ayrı ekonomik olayı birbirine karıştırmayın

Bir sipariş oluşması, gelirin kayda alınması, müşteriye belge düzenlenmesi, ürünün teslimi ve paranın banka hesabına geçmesi aynı an değildir. Pazaryeri ayrıca komisyon, hizmet, reklam, kargo, ceza veya başka kalemler kesebilir. İade ve iptal de siparişin yaşam döngüsünü değiştirir. Bu olayları tek “ödeme tamamlandı” alanına sıkıştırmak yerine zaman damgası ve durumlarıyla ayrı tutun. Muhasebe ve vergi sonucu, sözleşme ile güncel mevzuata göre mali müşavir tarafından doğrulanmalıdır.

Ana eşleştirme anahtarlarını belirleyin

Sipariş numarası başlangıç için yararlıdır fakat tek başına yeterli olmayabilir. Alt sipariş, paket, ürün satırı, hakediş dönemi, e-belge kimliği, iade numarası ve banka referansı gibi anahtarları kaydedin. Bir sipariş birden fazla pakette gönderilebilir; bir hakediş yüzlerce siparişi içerebilir. İki yönlü iz kurun: banka aktarımından hakedişe ve siparişlere; siparişten de belgeye, kesintilere ve tahsilata ulaşılabilsin. Platformun kimlik biçimi değişirse eski-yeni eşleme tablosu saklanmalıdır.

Brüt satıştan net aktarıma köprü

Hakediş çalışma kağıdında brüt satış, iptal, iade, müşteri indirimi, platform katkısı, satıcı indirimi, komisyon, hizmet bedeli, kargo ve diğer kesintiler ayrı satırlarda gösterilmelidir. Platformun kullandığı artı-eksi işaretleri veri sözlüğünde açıklansın. Köprü sonucunun aktarılacak net tutara, net tutarın da banka hareketine bağlanması gerekir. Fark varsa yuvarlama, valör, başka döneme ait kesinti veya kısmi ödeme araştırılmalıdır. “Platform farkı” kalıcı açıklama olarak bırakılmamalıdır.

Belge ve teslim bağlantısı

Düzenlenen e-Fatura veya e-Arşiv belgesi siparişe bağlanırken alıcı, tarih, tutar, vergi alanları ve belge durumu kontrol edilir. GİB'in e-Belge sayfasındaki güncel kılavuzlar belge türü ve süreç durumları için esas alınmalıdır. Teknik olarak üretilmiş bir belgenin gönderim veya geçerlilik durumu ayrıca izlenir. Teslim kanıtı, belgenin varlığından farklıdır. Kargo hareketi, teslim teyidi ve varsa teslim edilememe nedeni sipariş dosyasında görünmelidir.

İade senaryosunu uçtan uca izleyin

Müşteri iade talebi, ürünün geri gelişi, kalite kontrolü, iade belgesi, platformun müşteriye geri ödemesi ve satıcının hakediş düzeltmesi farklı tarihlerde gerçekleşebilir. Her aşamaya ayrı durum verin. Kısmi iadede ürün satırı ve miktar korunmalıdır. Platform kesintiyi sonraki hakedişte yapıyorsa ilk satış dönemiyle bağ kopmamalıdır. Stok girişi yapılması, müşteriye para döndüğünü; para iadesi de ürünün depoya ulaştığını kanıtlamaz.

Örnek KOBİ vakası

Bir ev tekstili satıcısının haftalık hakedişinde yüz sipariş bulunduğunu düşünün. Bankaya yatan tutar, platform ekranındaki brüt satıştan düşüktür. Köprü kurulduğunda farkın bir bölümü komisyon, bir bölümü önceki haftanın iadesi, kalan bölümü ise henüz bankaya aktarılmamış siparişlerden oluşabilir. Ekip, her kalemi sipariş veya sözleşme referansına bağlar. Açıklanamayan tek bir kesinti için platform destek kaydı açılır ve yanıt gelene kadar kalem “incelemede” tutulur; rastgele gider hesabına atılmaz.

Günlük ve dönemsel kontrol ritmi

Günlük kontrolde eksik belge, iptal edilmiş siparişe kesilen belge, teslimsiz satış ve mükerrer sipariş aranabilir. Hakediş gününde brüt-net köprü ve banka eşleşmesi yapılır. Ay sonunda açık aktarım, çözülemeyen kesinti, iade bekleyen ürün ve teknik belge hataları yaşlandırılır. Her liste için sahip, hedef tarih ve kapanış kanıtı bulunmalıdır. Aynı sorun tekrarlanıyorsa entegrasyon, ana veri veya sözleşme yorumu düzeyinde kök neden çalışması yapılır.

Veri ve yetki sınırları

Pazaryeri dosyaları müşteri adı, adresi ve iletişim bilgisi içerebilir. Yalnız işlem için gerekli alanları alın; erişimi sipariş, muhasebe ve destek rolleriyle sınırlandırın. Rapor dışa aktarma ve manuel değişiklikler kayıt altına alınmalıdır. Platformdan gelen alan boşsa sistem sessizce varsayım üretmemeli; eksik veri açık uyarı vermelidir. Eşleştirme önerisi kesin muhasebe kaydına insan onayı olmadan dönüşmemelidir.

Dönem kesiminde küçük bir test

Ayın son akşamında alınan, ertesi gün kargoya verilen ve bir sonraki hakedişte ödenen tek siparişi uçtan uca izleyin. Sipariş tarihi, teslim bilgisi, belge zamanı ve banka tarihi aynı kavram değildir; raporda her biri kendi alanında kalmalıdır. İade talebi dönem kapandıktan sonra gelirse ilk kayıt silinmez. Yeni olay önceki sipariş kimliğine bağlanır, beklenen kesinti ayrı gösterilir ve gerçekleşen platform dökümü geldiğinde tahmin kapatılır. Bu örnek başarıyla izlenemiyorsa toplu rapor güvenilir kabul edilmemelidir.

Yayın öncesi kontrol listesi

Sipariş ve belge kimliği bağlı mı, teslim durumu güncel mi, tüm kesintiler sözleşmedeki adla ayrıldı mı, hakediş toplamı bankayla eşleşti mi, açık iadeler sonraki döneme taşındı mı, manuel değişiklik onaylı mı ve kişisel veri erişimi sınırlı mı? Cevabı hayır olan kalem raporda görünür kalmalıdır.

Bilgilendirme sınırı

Bu içerik operasyonel mutabakat yaklaşımıdır; platform sözleşmesi, tüketici hukuku, e-belge veya vergi uygulaması hakkında görüş değildir. 6563 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemeler Ticaret Bakanlığı kaynaklarından, belge kuralları GİB'den kontrol edilmeli; muhasebe ve vergi sonuçları mali müşavirle teyit edilmelidir.