KDV Tevkifatı Karar Ağacı: Taraf, Hizmet ve Belge Nasıl Birlikte Değerlendirilir?
Tevkifat kararı hizmet adından çıkmaz
Faturada “danışmanlık”, “bakım” veya “temizlik” yazması, KDV tevkifatı için tek başına yeterli değildir. Hizmetin fiilî kapsamı, alıcı ve satıcının statüsü, sözleşmenin unsurları, işlem tarihi ve güncel KDV düzenlemeleri birlikte değerlendirilir. Karar ağacı uzman yorumunun yerine geçmez; gerekli bilgiyi eksiksiz toplar.
Oranlar ve kapsam değişebildiği için bu yazı sayısal sonuç vermez. GİB KDV mevzuatı işlem gününde kontrol edilir; mali müşavir kararın dayanağını kayıt altına alır.
Örnek: bakım ve parça içeren sözleşme
Fabrika, üretim hattı için yıllık bakım sözleşmesi yapar. Tedarikçi işçilik, yedek parça ve acil çağrı hizmetini tek bedelde sunar. Satın alma sistemi “bakım” kelimesini görünce eski tevkifat kodunu seçer. Faturada işçilik ile parça ayrımı yoktur ve alıcının statüsü kontrol edilmemiştir.
Önce sözleşme ve hizmet raporlarıyla gerçek unsurlar ayrıştırılır. Parçanın ayrı teslim mi yoksa hizmetin parçası mı olduğu belgelenir. Taraf bilgileri işlem tarihinde doğrulanır. Mali müşavir güncel kapsam ve hesaplamayı belirler. Karar, yalnız tedarikçi kartına değil bu sözleşme sürümüne bağlanır.
Karar ağacının düğümleri
Gerçek işlem: Mal, hizmet veya karma teslim nasıl gerçekleşti?
Taraflar: Alıcı ve satıcının güncel statüsü nedir?
Kapsam: İşlem güncel tebliğde hangi başlıkla ilişkilendirilebilir?
İstisna/özel durum: İşlemi farklılaştıran belge veya şart var mı?
Matrah: Hangi bedel unsurları hesaba giriyor?
Oran: Güncel kural ve yürürlük tarihi nedir?
Fatura: Alanlar, kod ve açıklama kararla tutarlı mı?
Beyan: Satıcı ve alıcının çalışma listeleri nasıl bağlanıyor?
Ödeme: Brüt, kesinti ve net tutar cari hesapla uzlaşıyor mu?
Kanıt: Sözleşme, kabul ve uzman görüşü saklandı mı?
Bir düğümde veri yoksa sistem kesin kod üretmemeli, inceleme talebi açmalıdır.
Ana veri ve kural sürümü
Tedarikçi kartında varsayılan öneri bulunabilir; sözleşme ve işlem bağlamı görülmeden otomatik uygulanmaz. Alıcının statüsü veya hizmet içeriği değiştiğinde eski karar geçerliliğini kaybedebilir. Kural tablosu yürürlük tarihi, kaynak ve onaylayan kişiyle sürümlenir.
Yeni kural geçmiş faturaları sessizce yeniden hesaplamaz. Etkilenen eski işlemler ayrı risk taramasına alınır. Sonucun beyan ve muhasebe etkisi mali müşavirce değerlendirilir.
Fatura öncesi kontrol
Tevkifat kararı fatura kesildikten sonra ilk kez konuşulmamalıdır. Teklif ve sözleşme aşamasında taraflara bedelin brüt/net yapısı ve belge beklentisi açıklanabilir. Hizmet kabulü, faturadaki dönem ve tutarla karşılaştırılır. Eksik kabul kaydı varsa ödeme emri bekletilebilir.
Yapay zekâ açıklamadan işlem türü önerebilir. Kısa veya genel açıklamada güven düşük olmalıdır. Önerinin hangi kelime ve geçmiş kayıtlara dayandığı gösterilir; mali sonucu yetkili kullanıcı kesinleştirir.
Düzeltme ve fiyat farkı
Yanlış tevkifat sonradan bulunursa kaynak fatura silinmez. Taraflarla iletişim, uygun belge yolu, beyan düzeltmesi ve ödeme/cari etkisi birlikte ele alınır. Fiyat farkı veya iade ilk karara bağlanır. Aynı hata kuraldan kaynaklanıyorsa diğer dönem ve tedarikçiler taranır.
Denetim dosyası
Sözleşme, sipariş, hizmet kabulü, taraf doğrulaması, karar ağacı çıktısı, güncel mevzuat kaynağı, fatura, ödeme, KDV1/KDV2 listeleri ve muhasebe fişi birlikte saklanır. İnceleyen kişi örneği baştan sona yeniden kurabilmelidir.
Sektör kodu tevkifat için yeterli midir?
Hayır. Fiilî işlem ve taraf statüsü birlikte değerlendirilir.
Aynı tedarikçinin her faturası aynı mıdır?
Hizmet, sözleşme veya taraf koşulu değişebilir; her işlem doğrulanmalıdır.
Yazılım oranı otomatik seçebilir mi?
Öneri sunabilir. Güncel dayanak ve insan onayı olmadan kesinleştirmemelidir.
Satıcı ve alıcı mutabakatı
Fatura gönderilmeden önce tarafların işlem tanımı ve hesaplama beklentisi sözleşme üzerinden netleştirilebilir. Ancak karşı tarafın talebi mevzuat dayanağının yerine geçmez. Satıcı ile alıcı farklı tevkifat yorumu yapıyorsa sorun fatura sonrasına bırakılmaz; mali müşavirler dayanaklarıyla değerlendirir.
Fatura alındığında karar ağacı yeniden kontrol edilir. Sözleşmedeki hizmet ile faturadaki açıklama ve kabul raporu uyuşmuyorsa ödeme bekletilir. Düzeltme talebi güvenilir iletişim kanalından yapılır. Yeni belge geldiğinde ilk sürüm ve yazışma arşivlenir.
İzleme metrikleri
Manuel oran kullanımı, eksik taraf statüsü, fatura öncesi çözülmeyen anlaşmazlık, düzeltme sayısı ve KDV2 listesine geç aktarılan kayıtlar izlenebilir. Oran artışı tek başına çalışan hatası değildir; yeni müşteri veya hizmet türü etkili olabilir. Kök neden sözleşme, ana veri, eğitim veya kural tasarımı olarak ayrılır.
Karar ağacı yılda bir kez değil, mevzuat veya iş modeli değiştiğinde gözden geçirilir. Yeni hizmet başlatılmadan örnek sözleşme, fatura ve beyan akışı masa başında denenir. Bulunan belirsizlikler satış başlamadan mali müşavire yöneltilir.
Tahsilat ve cari hesap
Tevkifatlı faturada müşteriden beklenen net tutar ile brüt fatura borcu ayrı gösterilmelidir. Yanlış cari kapama, gecikmiş alacak raporunu bozabilir. Banka tahsilatı, fatura ve tevkifat bilgisiyle eşleştirilir; eksik görünen tutar otomatik gecikme sayılmaz.
Karar ağacındaki her sonuç, kullanılan sözleşme sürümü ve hizmet kabulüyle birlikte saklanarak sonraki faturada koşulların değişip değişmediği tekrar sorulmalıdır.
Bu metin tevkifat kapsamı veya oranı belirlemez. İşlem tarihindeki GİB düzenlemelerini inceleyin ve karar ağacını mali müşavirinizle onaylayın.
Kaynaklar
Mehmet Hakkı Yuvanç
FiscusAI ekibi
