E-Faturada UUID ve ETTN Nedir? Belge Kimliği Nasıl Kontrol Edilir?

Bir faturanın iki ayrı kimliği vardır

E-fatura ekranlarında belge numarası ile ETTN yan yana görülebilir. Bunlar aynı alan değildir. Belge numarası, işletmenin kullandığı seri ve sıra yapısı içindeki mali belge kimliğidir. XML içindeki UUID alanında taşınan ETTN ise belgenin evrensel tekil tanımlayıcısıdır. GİB teknik dokümanlarında UUID, GUID biçiminde üretilen eşsiz numara olarak ele alınır.

Bu ayrım küçük görünse de arama, mükerrerlik, uygulama yanıtı ve arşiv süreçlerini doğrudan etkiler. Müşteri “ABC2026000000123 numaralı faturayı” sorarken entegratör ETTN ile sorgu isteyebilir. Finans ekibi yalnız ekrandaki numarayı saklarsa teknik olayın hangi XML’e ait olduğunu kanıtlamakta zorlanır.

ETTN neyi kanıtlar, neyi kanıtlamaz?

ETTN bir belgeyi diğerinden ayırmak için güçlü bir anahtardır. Aynı ETTN’nin ikinci kez içe alınması, yinelenen bildirim veya mükerrer dosya ihtimalini ortaya çıkarabilir. Uygulama yanıtının hangi faturaya döndüğü de ilgili belge referansındaki kimlik üzerinden izlenebilir.

Bununla birlikte biçimi doğru bir UUID, faturanın gerçek, imzasının geçerli veya muhasebe içeriğinin doğru olduğunu tek başına kanıtlamaz. Gönderici ve alıcı bilgileri, imza ya da mali mühür doğrulaması, UBL-TR kuralları, tutarlar ve GİB akışındaki durum ayrıca kontrol edilir. Bir saldırgan geçerli görünümlü rastgele UUID yazabilir; yalnız metin kalıbına bakmak güven doğrulaması değildir.

Üç katmanlı kimlik kaydı

Operasyon tablosunda üç anahtarın ayrılması yararlıdır:

Belge numarası: kullanıcının faturada gördüğü seri ve sıra
ETTN: XML içindeki UUID değeri
Taşıma veya sistem kimliği: zarf, mesaj ya da sağlayıcı işlem referansı

Aynı zarf birden fazla belge içerebildiği için zarf kimliği fatura ETTN’sinin yerine geçirilmemelidir. Sağlayıcının kendi kayıt numarası da GİB belge kimliği gibi etiketlenmemelidir. Her alanın kaynağı, ilk görülme zamanı ve ham değeri tutulursa olay zinciri yeniden kurulabilir.

Örnek senaryo: aynı PDF iki kez geldi

Satın alma ekibi aynı tedarikçiden iki e-posta alır. Eklerdeki PDF görünümü, tutar ve belge numarası aynıdır. İlk dosya muhasebeye aktarılmıştır; ikinci dosya yeniden kayıt oluşturmak üzeredir.

Kontrol önce e-postadaki PDF’den değil, doğrulanmış e-fatura XML’inden ETTN’yi okur. ETTN daha önce kaydedilmişse yeni borç yaratılmaz; ikinci geliş, mevcut belgenin yeni teslim olayı olarak işaretlenir. ETTN farklıysa “aynı faturanın kopyasıdır” denmez. Belge numarası, gönderici, imza, tarih ve GİB durumu birlikte incelenir. Farklı ETTN ile aynı belge numarası görülmesi önemli bir istisnadır ve tedarikçiyle doğrulama gerektirir.

XML, görüntü ve veritabanı uzlaşması

İnsan tarafından okunan görüntü, XML’den üretilmiş olmalıdır. Operasyon kontrolünde XML UUID değeri, görüntüde gösterilen ETTN ve veritabanındaki alan karşılaştırılır. Büyük-küçük harf veya gösterim farkı için normalizasyon yapılabilir; ham değer yine korunur. Başındaki ya da sonundaki boşluğu temizlemek, kaynak dosyayı değiştirmek anlamına gelmemelidir.

İçeriğin sonradan değişmediğini göstermek için XML dosyasının bütünlük özeti kaydedilebilir. ETTN aynı kalırken dosya özeti değişmişse belge otomatik kabul edilmez. İmzalı XML üzerine düzeltme yapıp aynı ETTN ile yeniden saklamak, denetim izini bozar. Düzeltme gerekiyorsa ilgili mevzuat ve GİB yöntemi izlenerek yeni olay veya belge oluşturulur.

Hata ve istisna noktaları

En sık rastlanan sorun, UUID alanının boş veya biçim dışı olmasıdır. Böyle bir dosya “ETTN üret” işlemiyle sessizce düzeltilmemelidir; kaynağa geri gönderilir veya teknik incelemeye alınır. Bir diğer hata, uygulama yanıtının ETTN yerine yalnız belge numarasıyla eşleştirilmesidir. Seri değişikliği veya veri giriş hatası yanlış faturanın durumunu etkileyebilir.

Eski arşiv aktarımında aynı ETTN’nin iki şirket alanında görünmesi de araştırılmalıdır. Tenant veya şirket sınırı mükerrerlik kontrolünden çıkarılmamalı; buna karşılık bir şirketteki belge diğer şirkete açık edilmemelidir. Yetki ve gizlilik birlikte korunur.

Uygulama kontrol listesi

XML’de UUID alanı mevcut mu ve beklenen GUID biçiminde mi?
ETTN daha önce aynı şirket alanında işlendi mi?
Belge numarası ile ETTN ayrı sütunlarda mı?
Gönderici, alıcı ve belge profili beklenen kayıtla uyumlu mu?
Görüntüdeki ETTN, XML değeriyle eşleşiyor mu?
İmza veya mali mühür doğrulama sonucu saklandı mı?
Zarf ve sağlayıcı kimlikleri belge kimliğinden ayrıldı mı?
Dosya bütünlük özeti ile alınma zamanı kaydedildi mi?
İstisna kararı veren kullanıcı ve gerekçe izleniyor mu?

Kısa SSS

ETTN ile fatura numarası aynı olabilir mi?

İşlevleri farklıdır. Belge numarası mali seri-sıra yapısını, ETTN ise XML’deki evrensel tekil kimliği temsil eder. İki alan ayrı tutulmalıdır.

ETTN doğruysa faturayı otomatik kaydedebilir miyiz?

Hayır. Doğru biçim yalnız kimlik alanını doğrular. Taraf, imza, şema, tutar, vergi ve iş dayanağı kontrolleri ayrıca gerekir.

PDF’de ETTN yoksa belge geçersiz midir?

Yalnız PDF görünümünden kesin sonuç çıkarılmaz. Esas teknik kayıt ve görüntüleme kuralları güncel GİB kılavuzları üzerinden incelenmeli, doğrulanmış XML esas alınmalıdır.

Sonuç

ETTN, e-faturanın muhasebe gerçeği değil, teknik kimlik omurgasıdır. Belge numarası, UUID ve taşıma referansı birbirine karıştırılmadığında mükerrer kayıtlar azaltılır; yanıtlar doğru belgeye bağlanır. Son karar her zaman doğrulanmış XML, güncel teknik kurallar ve yetkili insan kontrolüyle verilmelidir.