E-Arşiv Raporlama Kontrolü: Belge ile Rapor Kaydı Nasıl Uzlaştırılır?

Rapor toplamı neden belge toplamına eşit görünmeyebilir?

E-arşiv belgeleri gün boyunca farklı şube ve satış kanallarında oluşturulabilir. Bazı belgeler iptal edilir, bazıları gece yarısına yakın kesilir, bazılarıysa entegratör kuyruğunda bekler. Raporlama çıktısı ile satış sistemindeki belge listesi yalnız genel toplamla karşılaştırılırsa eksik bir belge, fazla bir kayıtla birbirini dengeleyebilir.

Uzlaştırma, iki toplamın eşitliğinden önce kayıtların bire bir izini kurmalıdır. E-arşiv teknik kılavuzundaki alanlar ve güncel GİB raporlama kuralları, kullanılan entegratör sürümüyle birlikte esas alınır. Bu yazı belirli gönderim takvimi iddiası kurmaz; süre ve paket yapısı işlem tarihindeki resmî dokümandan doğrulanmalıdır.

Üç veri kümesi

Kontrol masasında üç bağımsız veri kümesi bulunabilir:

Satış sisteminde kesinleşen ticari işlemler
Üretilen imzalı e-arşiv belge XML’leri
GİB’e iletilmek üzere hazırlanan veya iletilmiş rapor kayıtları

Satış siparişi fatura değildir; fatura XML’i de rapor satırıyla aynı nesne değildir. Her geçişte kaynak kimliği ve sonuç saklanır. Böylece siparişten belge oluşmadı mı, belge rapora girmedi mi, yoksa rapor yanıtı mı alınamadı sorusu cevaplanır.

Eşleştirme anahtarları

Birincil eşleştirmede ETTN ve belge numarası birlikte kullanılabilir. Bunlara düzenlenme tarihi, belge türü, para birimi, alıcı tanımlayıcısı, vergi hariç tutar, vergi toplamı ve ödenecek tutar ek kontrol sağlar. Yalnız belge numarasına güvenmek, şube veya seri hatasında yanlış eşleşme yaratabilir.

Ham XML’den okunan değer ile rapor üreticisinin veritabanındaki değer ayrı tutulmalıdır. Rapor satırı yeniden hesaplanıyorsa kullanılan dönüşüm sürümü kaydedilir. XML üzerinde sonradan alan değiştirilmez.

Örnek senaryo: gece yarısı sınırı

Bir mağaza 23.58’de satış tamamlar ve e-arşiv fatura üretir. Belge XML’i 00.03’te merkez sisteme aktarılır. Satış sistemi önceki iş gününe, entegratör kuyruğu sonraki takvim gününe kayıt yazar. Gün toplamları karşılaştırıldığında ilk gün bir belge eksik, ikinci gün fazla görünür.

Uzlaştırma ETTN üzerinden belgeyi bulur ve üç ayrı zamanı gösterir: ticari işlem, belge düzenlenme ve sisteme aktarım zamanı. Hangi rapor dönemine gireceği güncel teknik kurala göre belirlenir. Çalışan, toplamları eşitlemek için belge tarihini değiştiremez. Gerekirse istisna kaydı ve sağlayıcı açıklaması eklenir.

Fark sınıfları

Bulgu listesi en az şu nedenlere ayrılabilir:

XML var, rapor satırı yok
Rapor satırı var, kaynak XML bulunamıyor
Aynı ETTN birden fazla kez raporlanmış görünüyor
Belge numarası aynı, ETTN farklı
Tutar veya para birimi uyuşmuyor
İptal bilgisi yalnız bir tarafta
Alıcı tanımlayıcısı ya da belge türü farklı
Rapor gönderildi, sonuç belirsiz
Sağlayıcı sonradan düzeltilmiş rapor sürümü üretmiş

Her sınıf için sorumlu, kanıt ve izinli düzeltme yolu tanımlanır. “Diğer” nedeni sürekli kullanılıyorsa sınıflandırma gözden geçirilir.

İptal kayıtlarının etkisi

İptal edilen e-arşiv belge orijinal listeden silinirse rapor geçmişi açıklanamaz. Belgenin ilk hali, iptal olayı, iptal zamanı ve gerekçe bağlantısı korunmalıdır. Güncel teknik yapının iptal bilgisini nasıl taşıdığı kılavuzdan doğrulanır. İptal talebi ile sonuç da aynı alan değildir.

Yeni belge düzenlenmişse eski ve yeni ETTN arasında ilişki kurulur. Toplam kontrolünde ikisini tek belge gibi eritmek yerine her olayın rapor etkisi ayrı hesaplanır.

Gönderim paketi ve yanıt

Rapor dosyası oluşturulduğunda paket kimliği, içerdiği kayıt sayısı, toplamlar, dosya bütünlük özeti, üretim zamanı ve yazılım sürümü saklanabilir. GİB veya entegratör yanıtı geldiğinde ham kod, açıklama ve alınma zamanı aynı pakete bağlanır.

HTTP isteğinin başarılı olması raporun içerik olarak kabul edildiğini göstermeyebilir. Benzer biçimde tarayıcı ekranında hata görülmesi paketin hiç ulaşmadığı anlamına gelmez. Sonuç belirsizse aynı paketi yeni kimlikle çoğaltmadan önce sorgu ve sağlayıcı doğrulaması yapılır.

Tutar uzlaştırması

Kayıtlar bire bir eşleştikten sonra adet ve tutar toplamları alınır. Vergi matrahı, vergi, iskonto, yuvarlama ve ödenecek tutar ayrı karşılaştırılır. Bir kuruşluk tolerans tanımlanacaksa hangi alan ve para biriminde geçerli olduğu yazılmalıdır. Tolerans farkı kaybetmez; ayrı raporlanır.

Negatif veya sıfır tutarlı istisnalar, yabancı para belgeleri ve tevkifatlı işlemler kendi kurallarıyla incelenir. Rapor üreticisi tutarı yeniden yorumlamamalı; kaynak XML ve şema davranışı esas alınmalıdır.

Operasyon kontrol listesi

Satış, XML ve rapor veri kümeleri ayrı alındı mı?
ETTN ve belge numarası birlikte eşleştirildi mi?
Düzenleme ile aktarım zamanı karıştırılıyor mu?
Eksik ve fazla kayıtlar birbirini toplamda gizliyor mu?
Aynı ETTN’nin yinelenen satırı var mı?
İptal olayı orijinal belgeye bağlı mı?
Tutar, vergi ve para birimi alanları karşılaştırıldı mı?
Paket özeti ve rapor sürümü saklandı mı?
Ham yanıt ile iç durum ayrıldı mı?
Açık farkların sahibi ve kapanış zamanı belli mi?

Hata ve istisna yönetimi

Kaynak XML bulunamayan rapor satırı yüksek öncelikli olmalıdır; sahte kayıt, arşiv kaybı veya yanlış ortam ihtimali vardır. XML mevcutken rapor kaydı eksikse yasal süre ve düzeltme yolu hemen güncel GİB kaynağından kontrol edilir. Sistem, süreyi geçmişe dönük değiştirerek sorunu gizlememelidir.

AI fark nedenini önerebilir, ancak raporu değiştirme veya belgeyi iptal etme yetkisi almamalıdır. İnsan, ham kayıtları görerek düzeltmeyi onaylar.

Kısa SSS

Toplam tutarlar eşitse uzlaştırma tamam mıdır?

Hayır. Eksik ve fazla iki kayıt toplamda birbirini kapatabilir. Önce ETTN bazında bire bir eşleşme gerekir.

Rapor kabul edilince bütün faturalar doğru mudur?

Teknik kabul, her belgenin ticari ve vergisel doğruluğunu tek başına kanıtlamaz. Kaynak XML ve iş kayıtları ayrıca kontrol edilir.

Aynı raporu tekrar göndermek güvenli midir?

Sonuç belirsizken kör tekrar mükerrer kayıt doğurabilir. Paket kimliği ve mevcut durum sorgulanmalı, resmî düzeltme yöntemi izlenmelidir.

Sonuç

E-arşiv raporlama kontrolü; satış toplamı ile rapor toplamını yan yana koymaktan daha ayrıntılıdır. ETTN bazlı eşleme, zaman ayrımı, iptal geçmişi ve paket yanıtı korunursa her farkın nedeni izlenebilir. Eksiklikler otomatik varsayımla değil, güncel GİB kuralı ve yetkili incelemeyle kapatılmalıdır.